Město Kravaře

Sekretariát

Zabezpečuje činnost sekretariátu starosty, místostarosty a tajemníka. Organizačně zajišťuje činnosti zastupitelstva města a rady města a MěÚ. Zajišťuje činnosti úseku informací pro občany. Zajišťuje všestrannou péči a archiválie a jejich zpracování, zabezpečuje metodickou a kontrolní činnost v oblasti spisové služby pro městský úřad. Zajišťuje ochranu utajovaných skutečností.

Členění sekretariátu

• úsek činnosti sekretariátu starosty, místostarosty a tajemníka
• úsek informace a podatelny
• úsek spisovny a archivace

Úkoly v samostatné působnosti, které jsou mu trvale svěřeny

Úsek činnosti sekretariátu starosty, místostarosty a tajemníka

• plní všechny úkoly sekretariátu starosty a místostarosty související s výkonem funkce starosty a místostarosty, vede přehled došlé a odeslané pošty starosty a místostarosty,
• organizuje přijetí u starosty a místostarosty, zajišťuje přijetí všech návštěv starosty a místostarosty,
• organizuje a zajišťuje pracovní a společenské akce na MěÚ případně i mimo úřad.

Úsek informace a podatelny

• zabezpečuje zasedání zastupitelstva města a rady města po organizačně technické stránce, pořizuje zápis z jednání zastupitelstva města a rady města, zajišťuje vyhotovení usnesení a jeho rozeslání v souladu s jednacími řády,
• vede evidenci usnesení zastupitelstva města a rady města,
• koordinuje vyřízení dotazů, připomínek a námětů členů zastupitelstva města,
• vede evidenci členů zastupitelstva města, vystavuje průkazy členů zastupitelstva města,
• zpracovává podle pokynů návrhy na složení orgánů zastupitelstva města a rady města,
• soustřeďuje a předkládá zastupitelstvu města a radě města návrhy na jmenování a odvolání předsedů a členů výborů a komisí,
• zajišťuje překladatelské a tlumočnické služby,
• vede centrální evidenci písemností určených zastupitelstvu města a radě města,
• organizuje a zajišťuje zahraniční pracovní cesty členů rady města, zastupitelstvu města a vede o nich přehled,
• zodpovídá za vyřízení cizojazyčné korespondence.

Úsek spisovny a archivace

• ukládá písemnosti do spisovny a provádí jejich vyhledávání,
• zodpovídá za písemnosti uložené ve spisovně,
• zajišťuje vyřazení písemností (skartace nebo uložení do Státního zemského archívu v Opavě),
• vede evidenci styku se spisovnou
• zabezpečuje všestrannou péči o archiválie, zabezpečuje metodickou a kontrolní činnost v oblasti spisové služby pro MěÚ,
• zajišťuje komplexní zpracování došlé a odeslané pošty MěÚ,
• podává potřebné informace týkající se MěÚ,
• vede evidenci objednávek,
• vede evidenci služebních průkazů zaměstnanců města a tyto vydává,
• zabezpečuje metodickou a kontrolní činnost z oblasti spisové služby pro MÉÚ,
• přijímá a odesílá elektronické datové zprávy opatřené zaručenými elektronickými podpisy,
• plní funkci elektronické podatelny, při elektronických odpovědích vybavuje dokument elektronickým podpisem.

Úkoly, které jsou sekretariátu trvale svěřeny ve vztahu k příspěvkovým organizacím a organizačním složkám města

plní úkoly uložené zastupitelstvem, radou a tímto organizačním řádem ve vztahu k těmto příspěvkovým organizacím a organizačním složkám obce:

• Domovu pro seniory sv. Hedviky Kravaře
• Městské policii

Úkoly ve vztahu k výborům, komisím a zvláštním orgánům obce

• zabezpečuje organizačně technické práce související z činnosti skartační komise.

Úkoly v přenesené působnosti nevykonává

Přestupky a správní delikty, které starosta projednává v 1. stupni

• připravuje podklady pro rozhodnutí u přestupků a správních deliktů v působnosti starosty